Colli di bottiglia

COLLI DI BOTTIGLIA

Scopriamo cosa sono e come evitarli.

Colli di bottiglia nella Produzione

Un collo di bottiglia (dall’inglese Bottleneck) si riferisce ad una o più aree di congestione all’interno di un sistema di produzione che può derivare per esempio dall’aumento dei carichi di lavoro.

In genere, i colli di bottiglia derivano da inefficienze e possono influire in modo significativo sui tempi di produzione, sui costi e sul flusso di lavoro.

I colli di bottiglia si possono verificare nelle linee di assemblaggio, quando processi specifici sono in ritardo, oppure con la creazione di ordini inevasi e nel ritardo delle operazioni sequenziali.

Il rischio che si verifichino colli di bottiglia nelle aziende é maggiormente probabile nella fase di produzione di un nuovo prodotto, in quanto si é meno consapevoli di potenziali errori e inefficienze.

Come rilevare un collo di bottiglia nel flusso di lavoro:

Tenere traccia del proprio lavoro.
Sotto forma di task card su una lavagna Kanban rende molto facile vedere dove si accumula il lavoro, il che è un forte segnale della presenza di un problema, molto probabilmente un collo di bottiglia.

Mappare le code di attività.
In questo modo possiamo vedere quanto tempo il lavoro resta bloccato in una coda di attesa. Se questa coda cresce
in modo significativamente più veloce rispetto alla capacità di smaltimento a valle, allora abbiamo riscontrato una congestione.

Misurare il tempo di ciclo.
La misurazione del tempo di ciclo (cioè misurare quanto passa dal presentarsi di un evento al suo ripetersi, in produzione per esempio: lavorazione di un singolo pezzo al tornio)in ogni fase consente di creare un diagramma che è in grado di evidenziare le fasi in cui le attività trascorrono più tempo.

Effettuare un’analisi completa del flusso di lavoro.
Oltre al tempo di ciclo, è possibile impiegare ulteriori indicatori che ci possono aiutare ad identificare i colli di bottiglia.

Casi in cui si possono formare:

Leadership

La leadership è responsabile della creazione di un ambiente di lavoro sano per mantenere le operazioni senza intoppi, l' ormai sorpassato metodo del Command and control non é più efficace.

Ruoli nel Team di Vendite

Avere membri di vendita con competenze simili può anche creare colli di bottiglia, in quanto ci devono essere dipendenti per svolgere i diversi ruoli: quelli manageriali, di supervisione e rappresentativi.

Sistemi e Tecnologia

Il lavoro dei dipendenti é rallentato da processi troppo complessi e più esigenti che subiscono la congestione. Un software di gestione dell'inventario e in grado di automatizzare le attività ripetitive, come il conteggio dei cicli, é un esempio di come i sistemi IT possono semplificare le operazioni.

Senza gli strumenti giusti, i manager continueranno a fare affidamento su metodi passati che hanno dato loro successo, ma oggi non sono più  applicabili.

Vuoi conoscere come eliminare i colli di bottiglia che rallentano i tuoi processi?

Grazie alla metodologia Agile applicata all’organizzazione dei processi, non avrai più rallentamenti e intoppi nella tua attività lavorativa!

Capita spesso che un team consegni in ritardo un lavoro, ma non sempre per proprie carenze!

Alcune delle cause:

STRUMENTI NON ADEGUATI

PERSONE NON FORMATE AL MEGLIO

REPARTI CON PROCESSI POCO STRUTTURATI

Queste cause possono produrre impatti a breve e a lungo termine:

A breve termine: è possibile che si verifichino rallentamenti nel flusso di lavoro causati da una vasta gamma di inconvenienti temporanei come un problema tecnico, un’assenza temporanea di personale, la formazione di nuovi membri del team, ecc.

A lungo termine: a differenza della loro versione a breve termine meno minacciosa, i colli di bottiglia a lungo termine non possono essere affrontati con la stessa facilità. È più probabile che accadano quando un’azienda sta accettando più lavoro di quanto sia in grado di gestire.

I colli di bottiglia nei processi di lavoro sono tra le cause più frequenti di ritardi nei progetti e dell'aumento dei budget.

Come eliminare i colli di bottiglia

Valuta le tue esigenze di personale

Ci sono due modi principali in cui il personale può influire sui colli di bottiglia. Una delle principali cause è la carenza di personale.

Quando non hai abbastanza membri del team, è facile che il lavoro si accumuli di più  per una persona,  suddividere e delegare i compiti decisionali tra le risorse contribuirà ad abbreviare i tempi per ottenere una risposta più rapida.

Una causa ulteriore, potrebbe essere che il lavoro si stia accumulando perché un dipendente non sta svolgendo tutto il lavoro assegnato. Dopo aver determinato chi sta causando il collo di bottiglia, dovrai comunicarglielo direttamente e chiaramente, affrontando la conversazione senza incolparlo, ma chiedendogli i motivi che causano il rallentamento del suo lavoro.

Se la congestione é dovuta da un alto volume di lavoro, considera l’assunzione di un dipendente aggiuntivo per sostenere il peso. Oppure, se le assunzioni non rientrano nel tuo budget attuale, trova una persona già presente in organico, che possa dedicare parte del suo orario di lavoro alle attività che frenano il team.

Essere onesti

In molte culture lavorative, si ha la tendenza a caricare le persone con più lavoro di quello che possono realmente compiere. In questo caso un collaboratore farebbe fatica a portare a termine tutti i lavori assegnati.
Per evitare ciò, gli obiettivi assegnati devono essere realistici. Alla fine della giornata, l’intera organizzazione è responsabile del raggiungimento delle metriche. Tutti insieme si raggiunge l’obiettivo!

Migliora la formazione in tutto il tuo team

Se in un team, vi é solo una persona in grado di svolgere alcune attività, la sua assenza potrebbe portare a ad una congestione del lavoro. Avere più dipendenti con  competenze essenziali e trasversali necessarie per mantenere attiva la tua azienda, eviterebbe la formazione di rallentamenti e colli di bottiglia nel flusso di lavoro.

Aggiornamento periodico dei processi

Il processo é la struttura che ci permette di progredire sui progetti. Troppi processi potrebbero soffocare il flusso di lavoro.
Un’azienda dovrebbe organizzare riunioni trimestrali o semestrali per analizzare i processi che non funzionano più. Proprio come si celebra ciò che sta funzionando, bisogna anche riflettere sul miglioramento dei processi che stanno frenando i nostri team.

Il tuo team deve avere l’autonomia e l’autorità per fare ciò che è meglio, invece di aspettare l’approvazione che potrebbe rallentarlo.

Un esempio di collo di bottiglia in produzione

Può essere utile esemplificare il collo di bottiglia per visualizzarne bene cause e conseguenze.

Se si prende ad esempio un’azienda produttrice di cioccolatini, potrebbe esservi una linea composta dalle seguenti fasi: il primo centro di lavoro in cui viene creato il ripieno dei cioccolatini, un secondo step in cui i cioccolatini vengono immersi per ricoprirli con lo strato esterno di praline, un ulteriore stazione in cui i cioccolatini vengono avvolti ed incartati manualmente dagli operatori, e infine la stazione deputata all’impacchettamento prima di passare alle sezioni di evasione e spedizione.

Il passaggio che richiede più tempo e abilità è l’incartamento manuale. Se si verifica un rallentamento in questa stazione di confezionamento, alcuni cioccolatini potrebbero passare alla stazione di confezionamento senza essere stati avvolti nella carta e i pezzi dovrebbero essere scartati, creando inefficienze e sprechi.

Se il collo di bottiglia della stazione di confezionamento si trovasse in una situazione di grave difficoltà, la linea si dovrebbe fermare e i lavoratori delle stazioni di imballaggio e di evasione resterebbero inattivi finché il collo di bottiglia non verrebbe eliminato.

La soluzione più ovvia sarebbe quella di assumere lavoratori aggiuntivi presso la stazione di incartamento, ma l’azienda dovrebbe bilanciare l’aumento dei costi del personale aggiunto con i vantaggi dati dalla riduzione degli sprechi e degli operatori inattivi.

Un’altra soluzione potrebbe essere quella di migliorare le competenze dei lavoratori presso la stazione di confezionamento e garantire che le loro scorte siano sufficienti e facilmente raggiungibili.

Una terza soluzione potrebbe essere quella di rallentare la produzione prima della stazione di incartamento. Questo potrebbe non essere appetibile per l’azienda, ma rispetto alla perdita per sprechi, potrebbe diventare una soluzione fattibile.

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