Comunicazione Assertiva: "L'Esercizio dell'IO" per Eccellere nella Comunicazione
Comunicazione Assertiva: Cos'è e Perché Conta.
La comunicazione assertiva è un’abilità che va ben oltre le parole pronunciate. Riguarda il modo in cui trasmettiamo pensieri, opinioni, desideri ed emozioni in un modo rispettoso, chiaro e diretto.
Nel mondo aziendale, la comunicazione assertiva è una chiave per la leadership efficace, la risoluzione dei conflitti, il coaching dei dipendenti e persino per la costruzione di relazioni solide con i clienti.
3 Situazioni chiave in cui un manager dovrebbe utilizzare la comunicazione assertiva per ottenere risultati positivi.
1-Delegare Compiti in Modo Efficace:
Quando un manager deve delegare compiti al suo team, utilizzare la comunicazione assertiva è fondamentale per garantire che i membri del team comprendano chiaramente cosa si aspetta da loro.
Un approccio assertivo consente al manager di spiegare in modo diretto e chiaro i dettagli del compito, le aspettative di qualità e le scadenze.
Cosí facendo, si riduce il rischio di fraintendimenti e si assicura che ciascun membro del team abbia un’idea chiara di ciò che deve fare e dell’importanza del suo contributo.
2-Affrontare le Prestazioni del Team:
Quando si tratta di affrontare questioni di prestazioni o di fornire un feedback costruttivo a un membro del team, la comunicazione assertiva è essenziale. Un manager che utilizza l’approccio dell’IO (osservazioni, sentimenti, necessità, azioni) può fornire un feedback chiaro e orientato agli obiettivi.
Ad esempio, al posto di critiche vaghe o negative, il manager può dire:
“Ho notato che alcuni obiettivi di progetto non sono stati raggiunti (osservazione). Mi preoccupa che questo possa influire sulla qualità complessiva del progetto (sentimenti e necessità). Possiamo pianificare una breve riunione per discutere come possiamo affrontare questa sfida insieme (azione).”
3-Gestire le Aspettative dei Clienti:
Nel mondo del business, spesso i manager devono affrontare richieste dei clienti che potrebbero non essere realistiche o fattibili. Qui entra in gioco la comunicazione assertiva.
Invece di accettare semplicemente ogni richiesta del cliente senza discutere, un manager assertivo può spiegare con chiarezza i limiti delle risorse, i tempi necessari e le possibili alternative.
Questo aiuta a gestire le aspettative dei clienti in modo realistico e a evitare situazioni in cui le promesse non possono essere mantenute.
In sintesi, la comunicazione assertiva è un elemento cruciale per il successo di un manager in molteplici scenari.
Aiuta a creare un ambiente di lavoro trasparente, a facilitare la delega efficace dei compiti, a affrontare le sfide delle prestazioni del team in modo costruttivo e a gestire le aspettative dei clienti in modo realistico.
Un manager che padroneggia la comunicazione assertiva può influenzare positivamente la cultura aziendale, promuovere una comunicazione aperta e contribuire al raggiungimento degli obiettivi dell’azienda.
L'Identikit del Manager Assertivo.
🎯 Orientato all’obbiettivo: Il manager assertivo è un individuo focalizzato sugli obiettivi. Sa quali risultati vuole raggiungere e guida il suo team verso quei traguardi con determinazione. La sua comunicazione è sempre allineata agli obiettivi aziendali, evitando dispersioni e incertezze.
🗣️ Comunicatore chiaro e diretto: Il manager assertivo parla in modo chiaro e diretto, evitando ambiguità e malintesi. È in grado di esprimere le sue idee, opinioni e aspettative in modo inequivocabile.
👂 Ascolto Attivo: Non solo sa parlare, ma sa anche ascoltare. Il manager assertivo dà importanza alle opinioni degli altri membri del team. Non interrompe, ma ascolta attentamente e considera le prospettive degli altri prima di prendere decisioni.
🤝 Empatia e Rispetto: Sa che l’assertività non significa essere autoritari o dominanti. Il manager assertivo rispetta i punti di vista degli altri e dimostra empatia verso le loro esperienze. Questo crea un ambiente di fiducia e collaborazione.
🙌 Gestione dei Conflitti: Il manager assertivo non teme i conflitti; li affronta con maturità e rispetto. Sfrutta la sua capacità di comunicazione per risolvere divergenze in modo costruttivo, senza lasciarle farsi strada nelle dinamiche del team.
🔍 Pianificazione e Organizzazione: L’identikit del manager assertivo comprende anche una grande abilità nell’organizzare e pianificare. È in grado di stabilire priorità, allocare risorse e gestire il tempo con intelligenza, garantendo che tutto proceda senza intoppi.
🤔 Prendere Decisioni: Il manager assertivo non teme di prendere decisioni difficili. Basandosi su dati e analisi, è pronto a fare scelte necessarie per il bene dell’azienda. Comunica queste decisioni con fiducia e spiega il razionale dietro di esse.
🧠 Autocontrollo e Flessibilità: La sua padronanza della comunicazione assertiva va di pari passo con la sua abilità di controllare le emozioni. Il manager assertivo rimane calmo sotto pressione e sa adattarsi ai cambiamenti in modo flessibile, senza compromettere l’obiettivo finale.
🔗 Team Empowerment: Il manager assertivo non è solo un leader, ma anche un Coach. Condivide informazioni, responsabilità e fiducia con il suo team, incoraggiando l’autonomia e la crescita personale dei membri.
In breve, il manager assertivo è un individuo che incarna l’equilibrio tra sicurezza e rispetto, chiarezza e flessibilità. La sua comunicazione è uno strumento di potere che guida l’azienda verso risultati positivi. Sviluppare l’identikit del manager assertivo richiede pratica e consapevolezza, ma i benefici in termini di efficacia e impatto sono notevoli.
Un Metodo per potenziare la comunicazione assertiva: l'esercizio dell'IO.
L’Esercizio dell’IO è un approccio strutturato che vi guiderà attraverso la comunicazione assertiva in modo chiaro e convincente. Ecco come si costruisce un messaggio utilizzando questa tecnica:
1. Identificate la Situazione: Iniziate descrivendo obiettivamente la situazione in cui vi trovate. Ad esempio, potreste dire: “Durante la riunione di oggi, abbiamo discusso delle sfide del progetto.”
2. Esprimete le Vostre Osservazioni: Condividete le vostre osservazioni specifiche sulla situazione. Ad esempio, “Ho notato che alcune delle idee sollevate non sono state prese in considerazione.”
3. Esprimete i Vostri Sentimenti: Condividete i vostri sentimenti riguardo alla situazione. Ad esempio, “Mi sento frustrato perché credo che ogni idea possa contribuire al successo del progetto.”
4. Esprimete le Vostre Necessità: Indicate le vostre necessità o aspettative in relazione alla situazione. Ad esempio: “Mi piacerebbe che in futuro le idee di tutti fossero prese in considerazione in modo da ottenere il massimo dalla nostra collaborazione.”
5. Concludete con un’Azione: Proposte concrete per risolvere la situazione o per evitare problemi futuri. Ad esempio: “Suggerisco di incoraggiare un ambiente in cui tutti si sentano liberi di condividere le proprie idee, in modo da ottenere una prospettiva più ampia.”
Un esempio di tecnica dell'esercizio dell'IO, applicata in una situazione lavorativa.
SITUAZIONE:
Durante una riunione di squadra, hai notato che alcuni membri del team non stanno rispettando le scadenze per la consegna dei loro compiti, il che sta rallentando il progresso complessivo del progetto.
ESEMPIO DI “Messaggio dell’Io”:
“Ragazzi, vorrei condividere i miei pensieri riguardo al nostro progetto e alla consegna dei compiti.
Ho notato che alcune scadenze non sono state rispettate, e mi sento preoccupato per il possibile impatto su tutto il team.
Mi rendo conto che lavoriamo tutti duramente e abbiamo molti impegni, ma personalmente mi sento frustrato perché credo che rispettare le scadenze sia cruciale per mantenere l’efficienza del progetto.
Penso che possiamo ottenere risultati migliori se riusciamo a essere più rigorosi con le tempistiche e a lavorare insieme per rimanere in linea con il piano. Cosa ne pensate?”
In questo esempio, il messaggio io è applicato in modo chiaro. Si inizia descrivendo la situazione (rispetto delle scadenze), quindi si esprimono i sentimenti personali (frustrazione) e i pensieri/bisogni (importanza del rispetto delle scadenze per l’efficienza del progetto).
L’obiettivo è aprire la discussione e coinvolgere il team nell’individuare una soluzione collettiva al problema.
La tecnica del “messaggio io” è un modo efficace per comunicare in modo rispettoso e costruttivo, consentendo di affrontare situazioni delicate in modo aperto e collaborativo
Perchè l'esercizio dell'IO funziona.
L’Esercizio dell’IO funziona perché è strutturato e diretto. Vi guida attraverso una comunicazione completa, che include non solo la vostra osservazione, ma anche i vostri sentimenti, le vostre necessità e possibili azioni per migliorare la situazione.
Questo approccio evita ambiguità e incomprensioni, contribuendo a stabilire un dialogo chiaro e costruttivo.
💡 Vantaggi dell’Esercizio dell’IO
CHIAREZZA:
L’Esercizio dell’IO assicura che il vostro messaggio sia chiaro e comprensibile per gli altri. Non lascia spazio a interpretazioni errate.
RISPETTO:
Esprimere i vostri sentimenti e bisogni in modo assertivo dimostra rispetto verso voi stessi e verso gli altri. Evita atteggiamenti passivo-aggressivi o troppo aggressivi.
RISOLUZIONE DEI CONFLITTI:
Questo approccio aiuta a risolvere i conflitti in modo pacifico e costruttivo, poiché si basa sulla comprensione reciproca.
CRESCITA PERSONALE:
Utilizzando regolarmente l’Esercizio dell’IO, potete sviluppare la vostra abilità di comunicazione e migliorare la vostra capacità di gestire situazioni complesse.
In conclusione, l’Esercizio dell’IO è uno strumento potente che può trasformare la vostra comunicazione assertiva.
Utilizzatelo per affrontare situazioni professionali con sicurezza ed efficacia, costruendo relazioni più forti e ottenendo risultati migliori. Non dimenticate che la comunicazione assertiva è una competenza che si affina con la pratica, quindi iniziate a usare l’Esercizio dell’IO oggi stesso e preparatevi a vedere i vostri rapporti professionali prosperare!
Ricordate: essere assertivi non significa essere aggressivi. Si tratta di comunicare con chiarezza, rispetto e fiducia.
E ora che avete “L’Esercizio dell’IO” nel vostro kit di strumenti, siete pronti a brillare nella vostra comunicazione.
Buona comunicazione assertiva a tutti!
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